Kwaliteitsreview uitgevoerde opdrachten

In elke praktijk (controle-, samenstel-, lonen- en fiscale praktijk) worden jaarlijks dossiers van uitgevoerde opdrachten beoordeeld op hun kwaliteit. De uitkomsten worden gedeeld met direct betrokkenen en andere medewerkers, zodat we met elkaar blijven leren en verbeteren. Soms worden er maatregelen getroffen of procedures aangescherpt. Uit de reviews blijkt dat de kwaliteit goed is geborgd, maar er zijn ook verbeterpunten.

Uitgevoerde kwaliteitsreviews

Interne reviews controleopdrachten

Jaarlijks worden alle externe accountants met twee controledossiers (uitgangspunt is één wettelijke en één vrijwillige controle) betrokken in een review. Deze voert Bureau Vaktechniek (BVT) in opdracht van Compliance. In 2019 zijn van de veertien externe accountants twee controledossiers gereviewd. Daarnaast zijn in 2019 nog twee vervolgreviews uitgevoerd. In totaal zijn dus 30 controledossiers gereviewd. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de uitkomsten van deze reviews.

Een aantal van de hiervoor vermelde bevindingen zijn geadresseerd in de Summercourse (september 2019) en de kick-off balanscontrole (januari 2020). Het betreft met name de onderwerpen Entity Level Controls (ELC’s), betrouwbaarheid lijstwerk en minimaal gegevensgerichte werkzaamheden. Ook is in december 2019 een BVT-alert ‘Bestuursverslag en de inrichtingsjaarrekening’ gepubliceerd.

De doorlooptijd van de interne reviews blijft een aandachtspunt. De langere doorlooptijd wordt veroorzaakt door het uitblijven van overeenstemming tussen reviewer en gereviewde, uitgebreide herbeoordeling door BVT, voeren van hoor en wederhoor en extra aandacht voor externe verslaggeving door BVT, omdat dit onderwerp niet door alle reviewers op toereikende wijze is gedocumenteerd. BVT heeft in haar jaarlijkse rapportage een advies uitgebracht aan de Beleidsbepalers hoe het reviewproces verder verbeterd kan worden.

Interne reviews samenstelopdrachten

Daarnaast wordt jaarlijks een derde van het aantal externe accountants dat ook in de samenstelpraktijk werkzaam is, met één dossier betrokken in een review van overige opdrachten (beoordelings- en samenstelopdrachten). Voor de overige eindverantwoordelijke accountants in de samenstelpraktijk geldt dat zij (minimaal) eenmaal per drie jaar met twee dossiers in een review worden betrokken. Gedurende 2019 zijn in totaal 25 reguliere reviews uitgevoerd. Aanvullend zijn nog vier vervolgreviews uitgevoerd. In totaal zijn dus 29 dossiers gereviewd. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de uitkomsten van deze reviews.

Een aantal van de hiervoor vermelde bevindingen zijn geadresseerd in de Wintercourse (februari 2020). Het betreft met name onderwerpen op het gebied van externe verslaggeving (fusies en overnames en foutherstel).

Evenals in de controlepraktijk vinden we de doorlooptijd van de interne reviews te lang, ondanks dat de tijd in de samenstelpraktijk aanmerkelijk korter is. De oorzaken van de lange doorlooptijd zijn vergelijkbaar met die in de controlepraktijk. Ook met betrekking tot het reviewproces van samenstelopdrachten heeft BVT een advies uitgebracht om dit verder te verbeteren.

Thema-onderzoek Bijzondere Opdrachten

In 2019 is ook een thema-onderzoek uitgevoerd gericht op de kwaliteit van de uitvoering van bijzondere opdrachten. In totaal zijn 20 bijzondere opdrachten getoetst verspreid over verschillende eindverantwoordelijke accountants en standaarden. Aanvullend zijn op verzoek van de Kwaliteitsbepalers nog tien opdrachten betreffende overeengekomen specifieke werkzaamheden (zogenaamde NV COS 4400N-opdrachten) geselecteerd waarbij specifiek de opdrachtbevestiging is beoordeeld.

De belangrijkste verbeterpunten uit dit onderzoek kunnen als volgt worden samengevat:

  • De interne procedures en richtlijnen worden niet altijd juist gevolgd.
  • De juiste standaard wordt nog niet altijd gehanteerd.
  • De inhoudelijke kwaliteit van de werkzaamheden is nog niet van voldoende niveau.
  • De verklaring of het rapport voldoet te vaak niet aan de wettelijke eisen.
  • De opdrachtbevestigingen van opdrachten uitgevoerd volgens standaard 4400N zijn nog onvoldoende concreet.

Na bespreking van de uitkomsten met de Kwaliteitsbepalers zijn verschillende verbeteracties bepaald. De volgende verbeteracties zijn inmiddels uitgevoerd:

  • Delen van de bevindingen met de praktijk tijdens de Summercourse controlepraktijk (september 2019) en de Wintercourse samenstelpraktijk (februari 2020).
  • Publiceren van een BVT-alert met een samenvatting van de interne richtlijnen en procedures inclusief beslisboom die helpt bij de keuze voor het toepassen van de juiste standaard.
  • Invoeren van verplichting tot het opstellen en consulteren van opdrachtbevestigingen standaard 4400N.
  • Invoeren van verplichting dat opdrachten volgens standaard 800 uitgewerkt moeten worden in het FDS controle-sjabloon.

Interne review fiscaal

Begin 2019 hebben interne reviews plaatsgevonden op fiscale dossiers van cliënten waar wij fiscale aangiften voor verzorgen. Vanuit de verschillende vestigingen is een reviewteam samengesteld onder leiding van de verantwoordelijk vennoot van Bureau Vaktechniek Fiscaal (BVTF). In overleg met Compliance is besloten om de review te houden bij de vier vestigingen die bij de vorige review een onvoldoende hadden of die de vorige keer niet zijn gereviewd.

In totaal zijn 63 dossiers beoordeeld. Van de 63 dossiers zijn zes dossiers, verspreid over vijf vestigingen, als onvoldoende gekwalificeerd. Het percentage onvoldoendes komt hiermee op 10% en is lager dan vorig jaar (17%).

De belangrijkste bevindingen zijn dat de vastleggingen kunnen worden verbeterd en dat een aantal procedures beter moeten worden nageleefd. Begin maart 2020 heeft de reviewcommissie mede op basis van deze bevindingen in concept een rapportage opgesteld waarin aanbevelingen worden gedaan en enkele maatregelen worden voorgesteld om de kwaliteit van de aangiftes verder te verbeteren.

Interne review lonen

In juli 2019 is de herziene leidraad salarisadministratie en personeelsadvies uitgerold binnen de servicelijn Personeel & Salaris. In de leidraad wordt het adviesproces en het proces van de salarisadministratie beschreven, van binnenkomst van een nieuwe werkgever tot en met de output van de salarisstrook en loonaangifte. In de leidraad zijn een aantal checklists en formulieren opgenomen, ter borging van de kwaliteit en uniformiteit van de uitgevoerde werkzaamheden en de vastlegging hiervan.

Besloten is om de medewerkers eerst te laten wennen om te werken conform de herziene leidraad voordat een interne review zal worden uitgevoerd.

Tussentijds beëindigde opdrachten

In 2019 zijn drie controleopdrachten tussentijds beëindigd. Bij één voormalige cliënt zijn over de jaren 2016 en 2017 door DRV bij de jaarrekeningen samenstelverklaringen afgegeven ten behoeve van de voortzetting van de financiering. De onderneming was over deze jaren controleplichtig. Voorwaarde was dat DRV de opdracht kreeg tot het uitvoeren van de controle over deze jaren. De cliënt heeft de opdracht echter beëindigd en een andere accountant neemt deze over. De andere tussentijdse beëindigingen hebben plaatsgevonden op initiatief van DRV omdat beide cliënten onvoldoende medewerking wilden verlenen aan de afronding van de controleopdrachten en één cliënt niet meer reageerde op verzoeken van DRV.

Van de tussentijdse beëindigingen van deze drie controleopdrachten is melding gedaan bij de AFM en is de cliënt op zijn verplichtingen gewezen.

Klachten, claims en procedures

Ondanks alle inspanningen om de kwaliteit van onze dienstverlening altijd te garanderen en een goede relatie te onderhouden met onze cliënten, kunnen we niet voorkomen dat er fouten worden gemaakt en cliënten ontevreden zijn. Voor die situaties hebben we een klachtenprocedure en een klachtencommissie die de binnengekomen klachten behandelt. We proberen klachten in een korte periode naar tevredenheid op te lossen. In een beperkt aantal gevallen lukt dat niet en leidt een klacht tot een vaak langlopende procedure bij de Accountantskamer.

In 2019 zijn zeven klachten ingediend, waarvan er vier direct naar tevredenheid van de cliënt konden worden opgelost. In één casus is een vergoeding betaald voor geleden schade, een klacht is ruimschoots verjaard en een klacht is nog onderhanden.

In drie zaken zijn medewerkers in een procedure betrokken geraakt. Een fiscalist heeft in een langlopende zaak ook na beroep een waarschuwing gekregen. Daarna zijn gesprekken gevoerd en is het dossier met de cliënt gesloten na het betalen van een vergoeding. In een tweede casus is tweemaal een berisping opgelegd aan een accountant. Deze casus loopt nog. Hetzelfde geldt voor de laatste casus die door de Accountantskamer is behandeld en waarin alle klachten niet-ontvankelijk of ongegrond zijn verklaard. Tegen deze uitspraak is de klager in beroep gegaan.