Opdrachtuitvoering controlepraktijk

In onze manier van werken zijn veel waarborgen voor kwaliteit ingebouwd. Het gaat om vaktechnische expertise die gevraagd kan worden, zoals consultaties bij complexe vraagstukken, maar ook maatregelen die worden opgelegd, zoals een verplichte tweede lezing. DRV heeft een goede bezetting van de stafdiensten om de kwaliteit van alle praktijken optimaal te ondersteunen en voortdurend te monitoren. Vanwege onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is het stelsel in de controlepraktijk het meest uitgebreid en stringent, en is de verslaglegging daarover het meest omvangrijk.

Inzet van kwaliteitsmanagement

Omvang van kwaliteitsmanagement

Bureau Vaktechniek Accountancy (BVT) staat onder leiding van een Directeur Bureau Vaktechniek en bestaat eind 2019 in totaal uit zes fte (zeven personen) die allen volledig werkzaam zijn voor BVT. Bureau Vaktechniek Fiscaal (BVTF) wordt aangestuurd door een fiscale partner en bestaat verder uit een belastingadviseur. Zij zijn beiden werkzaam in de fiscale praktijk en besteden in totaal twee dagen per week aan taken voor BVTF.

De afdeling Compliance bestaat uit drie personen. De Kwaliteitsmanager betreft één fte. Doordat de Kwaliteitsmanager taken heeft overgenomen van de Externe Compliance Officer, is van deze laatste de inzet in uren in 2019 aanzienlijk lager dan in 2018.

Consultaties

Medewerkers kunnen voor vragen over de interpretatie van wet- en regelgeving, aanpak, standaarden, verslaggeving en dergelijke terecht bij het hiervoor vermelde kwaliteitsmanagement. In een aantal gevallen is sprake van verplichte consultatie, zoals bijvoorbeeld in het geval van fraude, afwijkende controleverklaringen en continuïteitsissues. Naast formele consultaties wordt ons kwaliteitsmanagement ook informeel om advies gevraagd en benaderd om te sparren.

Consultaties wettelijke en vrijwillige controles

Consultaties NVKS- en overige opdrachten

De daling van het aantal consultaties bij de wettelijke en vrijwillige controles is met name zichtbaar in de categorie controlevraagstukken. In 2019 zijn 30 consultaties ingediend met betrekking tot de strekking van de verklaring. In 2018 werden met betrekking tot dit onderwerp 53 consultaties behandeld. De verklaring voor de daling is dat bij gelijkblijvende strekking van de verklaring niet opnieuw een consultatie wordt ingediend. Eenzelfde verklaring is van toepassing bij de daling van het aantal consultaties bij bijzondere opdrachten. Consultaties met betrekking tot de te hanteren standaard zijn afgenomen ten opzichte van vorig jaar omdat deze consultaties bij doorlopende opdrachten niet jaar op jaar plaats hoeven te vinden.

In twee gevallen is een nadere consultatie uitgezet bij het SRA (vorig jaar: zes, waarvan vijf bij het NBA en één bij het SRA).

Foutherstel De toename van het aantal consultaties met betrekking tot verslaggeving komt geheel voor rekening van een toename van het aantal consultaties met betrekking tot foutherstel. In 2019 zijn 55 consultaties afgerond met betrekking tot foutherstel (2018: 13) waarvan bij zeven consultaties sprake was van een niet materiële fout. Bij zeven andere consultaties was sprake van een materiële fout, die gemaakt is door de voorgaande accountant niet zijnde DRV. Oorzaak van de stijging is waarschijnlijk de expliciete aandacht die Compliance in september 2018 heeft gevraagd voor de verplichte consultatie bij foutherstel.

Fraude / NOCLAR Bij daadwerkelijk geconstateerde fraude of overtreding van wet- en regelgeving, of bij een vermoeden van fraude of overtreding van wet- en regelgeving dient altijd consultatie bij Compliance plaats te vinden. Samen met Compliance wordt bepaald wat de te nemen vervolgstappen zijn.

In 2019 hebben elf meldingen met betrekking tot mogelijke fraude of niet naleving van wet- en regelgeving plaatsgevonden bij Compliance. Negen van deze meldingen zijn in de verslagperiode afgewikkeld. De andere twee meldingen zijn nog onderhanden waarbij Compliance / Kwaliteitsmanager het team begeleidt. Waar nodig heeft een incidentmelding door DRV plaatsgevonden bij de AFM.

Inzet van specialisten

De betrokkenheid van IT Audit & Assurance (in 2019 nog onderdeel van IT Consultancy) bij jaarrekeningcontroles varieert van het reviewen van de uitgevoerde IT-werkzaamheden tot het zelf uitvoeren en documenteren van de IT-werkzaamheden in het dossier. De mate van betrokkenheid hangt af van de complexiteit van de IT-omgeving van de cliënt. Voor het uitvoeren van de IT-audits beschikt IT Consultancy over gespecialiseerde medewerkers waaronder Register EDP-auditors (EDP staat voor Electronic Data Processing).

De uren van IT-specialisten zijn in 2019 met name besteed aan het uitvoeren van IT-reviews en het ondersteunen van teams bij het uitvoeren van data-analyses. Het uitvoeren van IT-reviews kan bestaan uit het door IT-specialisten zelf uitvoeren van IT-werkzaamheden in een complexe IT-omgeving tot het uitvoeren van een review op de IT-sectie binnen een reeds afgerond dossier. Dit laatste is bedoeld om een beeld te krijgen bij de kwaliteit van de uitgevoerde IT-werkzaamheden en geeft de verschillende teams handvatten om op dit aspect de kwaliteit van de werkzaamheden te verhogen.

Totaal IT-uren

(1,4% totaal aantal controle-uren)

Uitgevoerde OKB’s en tweede lezingen

Op basis van een aantal criteria wordt door de Beleids- of Kwaliteitsbepalers besloten of bij opdrachten met een verhoogd risico aanvullende kwaliteitsmaatregelen noodzakelijk zijn. Posten met een hoger risico kenmerken zich door een hogere kans op:

  • onjuistheden in de verantwoording,
  • discontinuïteit of
  • andere zaken die DRV als organisatie kunnen raken.

Als kwaliteitsmaatregel beschikken wij over het inzetten van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) en/of een tweede lezer. Een tweede lezer wordt alleen ingezet bij jaarrekeningcontroles.

Tweede lezingen

Aan opdrachten met een verhoogd risicoprofiel kunnen de Beleidsbepalers een tweede lezer toewijzen. De Beleidsbepalers verwachten van deze tweede lezer en de externe accountant dat zij voor aanvang van de balanscontrole overleg hebben over de aanpak van de controle. Eind 2019 hebben de Beleidsbepalers voor het boekjaar 2019 elf concerns als hoog risicopost gekwalificeerd (vorig jaar: zestien). Bij acht van deze opdrachten is een tweede lezer benoemd.

Ook aan opdrachten van de junior externe accountants wordt een tweede lezer toegewezen die tevens sparringpartner en coach is. Meestal is dit de voorgaande externe accountant op de betreffende opdracht. De tweede lezer woont de pre audit meeting (PAM) bij voor zowel de interim controle als de balanscontrole. Eind 2019 zijn op acht opdrachten tweede lezers toegewezen ten opzichte van 21 vorig jaar. De daling komt doordat er een tweetal junior externe accountants zijn doorgegroeid tot externe accountant. In 2019 is een nieuwe junior externe accountant benoemd, maar zij heeft voor boekjaar 2019 nog maar een beperkt aantal opdrachten toegewezen gekregen.

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB)

De opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) is bedoeld om vast te stellen of de externe of eindverantwoordelijk accountant in alle redelijkheid tot het oordeel heeft kunnen komen dat blijkt uit de afgegeven verklaring. Het is een maatregel die wordt genomen op basis van een aantal criteria, zoals opdrachten met een hoog risicoprofiel, bij twijfel over de continuïteit van de organisatie, bij een complexe of omvangrijke (groeps)opdracht, of bijvoorbeeld een hoge fee. De criteria zijn in 2019 niet gewijzigd.

In 2019 zijn in totaal 59 OKB’s uitgevoerd met betrekking tot controleopdrachten (2018: 84). In 2018 was het aantal OKB’s hoger als gevolg van verplicht gestelde OKB’s op de controleopdrachten die door DRV zijn overgenomen door de aansluiting van BRG Accountants & Belastingadviseurs (20 OKB’s).

Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal uitgevoerde OKB’s in de controlepraktijk in 2019 op basis van het desbetreffende boekjaar.

In 2019 hebben we een aantal externe partijen gevraagd om onze controlemethodiek kritisch te beoordelen. Hun kritiek richtte zich met name op:

  • omvang minimale gegevensgerichte werkzaamheden bij posten waar geen risico in onderkend is en welke als vatbaar zijn aangemerkt;
  • de inzet van cijferanalyses;
  • de wijze waarop Entity Level Controls (ELC’s) de risico-inschatting beïnvloeden.

Naar aanleiding van deze opmerkingen zijn wijzigingen en verduidelijkingen doorgevoerd in het Handboek Controle 2019.

Met betrekking tot NVKS-opdrachten zijn in 2019 in totaal 34 OKB’s uitgevoerd (2018: 32). Deze OKB’s worden intern door andere eindverantwoordelijke accountants uitgevoerd.

Externe of eindverantwoordelijke accountants kunnen beargumenteerd vrijstellingen voor een OKB aanvragen bij de Beleids- of Kwaliteitsbepalers. In 2019 zijn 20 vrijstellingen verleend voor controleopdrachten (2018: negentien). De OKB-criteria waarop de vrijstellingen betrekking hadden zijn complexe groepscontroles en negatief eigen vermogen. In 2019 zijn zes vrijstellingen voor een OKB verleend door de Kwaliteitsbepalers voor NVKS-opdrachten (2018: vier).

De opmerkingen van een OKB’er kunnen worden onderscheiden in aanbevelingen en aanwijzingen. Aanbevelingen betreffen tips en verbeterpunten veelal gericht op het beter documenteren van de uitgevoerde werkzaamheden. Aanwijzingen dienen door het team te worden opgevolgd alvorens de verklaring mag worden afgegeven. Alle aanwijzingen van OKB’ers zijn door het team voor afgifte van de verklaring opgevolgd. Uit OKB-verslagen blijkt dat de OKB regelmatig leidt tot verbeteringen in het dossier en/of de jaarrekening maar niet tot significante aanwijzingen.

Als gevolg van de afname van het aantal uitgevoerde OKB’s en tweede lezingen is ook het hieraan bestede aantal uren afgenomen. Het gemiddeld aantal uren per OKB is gestegen tot ruim negen uur (2018: acht uur).

Criteria: Urenverantwoording 2019 vanuit WebOnTime