Stelsel van kwaliteitsbeheersing

Onze kwaliteitsambitie blijkt uit onze merkbelofte: Wij zijn ‘DRV Accountants & Adviseurs. Stilletjes een van de beste kantoren van Nederland’. Daarmee doen we de belofte aan onze cliënten en medewerkers dat wij willen uitblinken in cliënttevredenheid en kwaliteit voor ondernemers in het mkb. Want daar ligt onze passie; bij de bedrijven die de ruggengraat van onze economie vormen en die zorgen voor het overgrote deel van de werkgelegenheid. Samen werken wij aan het hoogst haalbare kennis- en kwaliteitsniveau en vanuit een actieve, persoonlijke betrokkenheid bij onze cliënten, zonder concessies te doen aan onze integriteit en onafhankelijkheid. Wij vervullen onze rol in het maatschappelijk verkeer en de omgeving waarin wij werken met respect en verantwoordelijkheid voor de diverse belangen.

Kwaliteitsdoelstellingen

Deze kwaliteitsambitie hebben wij vertaald naar een aantal kwaliteitsdoelstellingen:

  • We voldoen aan wet- en regelgeving.
  • We geven op een integere wijze invulling aan onze poortwachtersfunctie door stringente procedures voor opdrachtaanvaarding en alertheid op fraudesignalen.
  • We wegen tegengestelde belangen bij de opdrachten zorgvuldig af.
  • We leveren toegevoegde waarde aan opdrachtgevers en aan de maatschappij.

Het leveren van kwaliteit is de kern van ons bestaan, daaraan doen we geen concessie.

Kwaliteitsbeleid en stelsel van kwaliteitsbeheersing

Onze kwaliteitsambitie en de hieruit voortvloeiende kwaliteitsdoelstellingen zijn opgenomen in het kwaliteitsbeleid. Het stelsel van kwaliteitsbeheersing bevat het geheel van maatregelen en procedures gericht op het realiseren van de doelstellingen uit het kwaliteitsbeleid. Het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing zijn beschreven in het Kwaliteitshandboek DRV.

Aangezien wij kiezen voor één stelsel van kwaliteitsbeheersing zijn de uitgangspunten zoals verwoord in het Kwaliteitshandboek van toepassing op alle servicelijnen en gespecialiseerde diensten. Passend bij de aard van de dienstverlening gelden aanvullend specifieke procedures en richtlijnen die zijn opgenomen in separate handboeken en/of leidraden.

Your Trust B.V. is een uitzondering op bovenstaande. Deze rechtspersoon valt onder de werking van de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en staat daardoor onder toezicht van De Nederlandse Bank (DNB). Your Trust B.V. heeft haar eigen stelsel van kwaliteitsbeheersing waarover zij separaat verantwoording aflegt aan toezichthouders.

Functies binnen stelsel van kwaliteitsbeheersing

Om de kwaliteit te kunnen borgen, kennen we diverse functies en rollen binnen onze organisatie. We geven kort weer wat de belangrijkste functies zijn en de taken en verantwoordelijkheden die daarbij horen. Uiteraard schetsen we daarnaast een beeld van de ontwikkelingen hierin in 2019.

Maatschap

De maatschap is het hoogste orgaan binnen de organisatie. Zij bepaalt en beslist over de koers van de organisatie. De maatschap bespreekt aan de hand van het kwaliteitsverslag driemaal per jaar of het geformuleerde kwaliteitsbeleid heeft geleid tot de juiste bedrijfscultuur: een cultuur waarin het kwaliteitsbeleid en de daaruit voortvloeiende handboeken en leidraden centraal staan in het dagelijks handelen.

Beleidsbepalende organen

Tot de beleidsbepalende organen horen de Raad van Bestuur, de Beleidsbepalers en de Kwaliteitsbepalers. De beleidsbepalende organen zijn belast met de dagelijkse leiding. Zij zijn eindverantwoordelijk voor het formuleren van de kwaliteitsambitie en het kwaliteitsbeleid en het opzetten en onderhouden van het stelsel van kwaliteitsbeheersing.

De Beleidsbepalers zijn geheel zelfstandig en, met uitsluiting van de overige maatschapsleden, bevoegd om besluiten te nemen ten aanzien van de accountantsorganisatie. De Beleidsbepalers van de accountantsorganisatie zijn automatisch tevens Kwaliteitsbepaler van het NVKS-accountantskantoor. Daarmee zijn zij dus (mede-) verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gehele accountantspraktijk.

Kwaliteitsmanager

De Kwaliteitsmanager is operationeel verantwoordelijk voor het opzetten, implementeren en bewaken van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Hij rapporteert aan de beleidsbepalende organen over de vastgestelde kwaliteitsindicatoren en doet voorstellen tot het doorvoeren van verbeteringen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Daarnaast geeft hij operationele ondersteuning aan de beleidsbepalende organen op het gebied van kwaliteit door het voorbereiden van te nemen besluiten. De Kwaliteitsmanager vervult tevens de rol van onafhankelijkheidsfunctionaris.

Compliance

Compliance houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van interne en externe regelgeving. Zij rapporteert driemaal per jaar aan de beleidsbepalende organen en aan de maatschap over de door compliance uitgevoerde toetsing van de werking van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Vanwege de gewenste onafhankelijkheid hebben we naast een interne compliance officer ook een externe compliance officer aangesteld.

Bureau Vaktechniek

DRV beschikt over een Bureau Vaktechniek Accountancy (BVT) en een Bureau Vaktechniek Fiscaal (BVTF) om de vaktechnische kennis van onze medewerkers te vergroten. Beide bureaus zijn verantwoordelijk voor het vertalen van wet- en regelgeving in vaktechnisch beleid, alerts en trainingen. Ook ondersteunen zij bij het uitvoeren van interne toetsingen en helpen zij collega’s bij hun vaktechnische afwegingen (consultaties).

Opzet stelsel kwaliteitsbeheersing

Het stelsel van kwaliteitsbeheersing bestaat uit een scala aan procedures en maatregelen die zijn beschreven in het Kwaliteitshandboek DRV en aanvullende leidraden. Dit handboek is opgesteld in overeenstemming met wet- en regelgeving en gebaseerd op de eisen die zijn gesteld door beroepsorganisaties.

Ons Kwaliteitshandboek, samen met ons integriteitsbeleid, geeft invulling aan de wijze waarop wij omgaan met de fundamentele beginselen als: vertrouwelijkheid, integriteit, objectiviteit, professionaliteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Ook aspecten als onafhankelijkheid en cliëntacceptatie- en -voortzetting zijn hierin opgenomen.

Om te toetsen of we voldoen aan het beleid, maken we gebruik van een initiële systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA). Hierin is een reeks risico’s geïdentificeerd, is vastgesteld welk risico DRV bereid is te lopen en is geanalyseerd in hoeverre de interne beheersing van DRV deze risico’s adequaat adresseert.

Ook beschikt DRV over diverse kwaliteitswaarborgen die we inzetten voorafgaand, gedurende en na het proces van dienstverlening. Over de uitkomsten van deze kwaliteitswaarborgen is in het verslagjaar periodiek gerapporteerd aan de beleidsbepalende organen. Als hiervoor aanleiding was, zijn oorzaakanalyses uitgevoerd en heeft bijsturing plaatsgevonden. Op deze wijze is invulling gegeven aan de zogenaamde Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA).

In de hoofdstukken hierna doen wij verslag van de uitkomst van deze kwaliteitsindicatoren over het jaar 2019.

Wijzigingen in stelsel van kwaliteitsbeheersing

Impactvolle wijzigingen in ons stelsel van kwaliteitsbeheersing in 2019 hadden betrekking op:

  • Het invoeren van de Nadere voorschriften Non-Compliance with Laws and Regulations (NOCLAR) per 1 januari 2019.
  • Het integreren van het Reglement kwaliteitsbeheersing NOREA (RKBN) in ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.
  • Het actualiseren van het Kwaliteitshandboek.

Nadere voorschriften NOCLAR

Deze nadere voorschriften geven aan wat er van accountants wordt verwacht en hoe zij moeten handelen als regels niet worden nageleefd door de eigen organisatie of door een cliënt. Met deze nadere voorschriften maken wij aan de maatschappij duidelijk wat zij mag verwachten van de accountant op het gebied van fraude en onrechtmatigheid. DRV heeft ervoor gekozen om deze nadere voorschriften van toepassing te verklaren op alle medewerkers en alle opdrachten en niet alleen te beperken tot onze accountants.

Indien een aanwijzing van een relevante niet-naleving van wet- en regelgeving wordt gesignaleerd of vermoed, dient dit direct te worden gemeld bij Compliance. Compliance bepaalt, in samenspraak met de eindverantwoordelijk professional en de beleidsbepalende organen, de verdere stappen.

Integratie Reglement kwaliteitsbeheersing NOREA

Het Reglement kwaliteitsbeheersing NOREA (RKBN) is van toepassing op opdrachten die uitgevoerd worden onder eindverantwoordelijkheid van een gekwalificeerde IT-Auditor. Wij beschikken over medewerkers met deze kwalificatie. Na de integratie van de RKBN in ons Kwaliteitshandboek voldoet ons kwaliteitsstelsel aan alle verplichtingen. Dit is door de NOREA bevestigd in een eind 2019 uitgevoerd kwaliteitsonderzoek.

Update Kwaliteitshandboek DRV

In 2019 is ons Kwaliteitshandboek geüpdatet en door de Raad van Bestuur goedgekeurd en door de maatschap vastgesteld. In december 2019 is het vernieuwde Kwaliteitshandboek gedeeld met alle medewerkers. Belangrijkste wijzigingen zijn, naast de hiervoor beschreven wijzigingen, het opnemen van een meldingsplicht voor de fiscale aangifte- en adviespraktijk met betrekking tot potentieel fiscaal agressieve belastingstructuren (MDR) en een aanscherping van de interne procedure met betrekking tot samenloop van dienstverlening in het kader van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO).