Kwaliteitsreview uitgevoerde opdrachten

Elk jaar worden in elke praktijk (controle-, samenstel-, lonen- en fiscale praktijk) dossiers van uitgevoerde opdrachten beoordeeld op hun kwaliteit. De uitkomsten worden gedeeld met betrokkenen en anderen, zodat we met elkaar blijven leren en verbeteren. Soms worden ook maatregelen getroffen of procedures aangescherpt. Uit de reviews blijkt dat de kwaliteit goed is geborgd. Toch zijn er ook verbeterpunten.

Interne reviews controleopdrachten

Jaarlijks worden alle externe accountants met twee controledossiers (uitgangspunt is één wettelijke en één vrijwillige controle) betrokken in een review. Deze voert Bureau Vaktechniek (BVT) uit onder verantwoordelijkheid van Compliance. In 2018 zijn van de 15 externe accountants twee controledossiers gereviewd. Van één in 2018 in dienst getreden externe accountant is één dossier beoordeeld. De uitkomsten zijn: 10 goed, 17 voldoende en twee onvoldoende. Gezien de specifieke bevinding in één (onvoldoende) dossier zal geen extra review plaatsvinden. In het andere dossier dienen nog eventuele maatregelen bepaald te worden. De uitkomsten van de reviews geven geen twijfel over de borging van de kwaliteit.

Aandachtspunten welke in meerdere dossiers voorkomen hebben betrekking op:


  • zichtbare (tijdige) betrokkenheid externe accountant
  • duidelijke vastlegging van werkzaamheden, bevindingen, overwegingen en conclusies
  • externe verslaggeving
  • datering van de jaarrekening in relatie tot datum bevestigingsbrief
  • kwaliteit van het bestuursverslag

De uitkomsten van de interne reviews zijn ten tijde van het opstellen van dit verslag samengevoegd en gerapporteerd aan de beleidsbepalers, en moeten nog worden gedeeld met de organisatie.

De doorlooptijd van de interne reviews blijft een aandachtspunt. De langere doorlooptijd wordt veroorzaakt door het uitblijven van overeenstemming tussen reviewer en gereviewde, uitgebreide herbeoordeling door BVT, voeren van hoor en wederhoor en eventueel extern consulteren van de aanvaardbaarheid van gemaakte keuzes.

Interne reviews NVKS-opdrachten

Jaarlijks wordt een derde van het aantal externe accountants die ook in de samenstelpraktijk werkzaam zijn met één dossier betrokken in een review van overige opdrachten (beoordelings- en samenstelopdrachten). Voor de overige eindverantwoordelijke accountants in de samenstelpraktijk geldt dat zij (minimaal) eenmaal per drie jaar met twee dossiers in een review worden betrokken. Gedurende 2018 zijn in totaal 21 reguliere reviews uitgevoerd. De uitkomsten zijn drie goed, 14 voldoende en vier onvoldoende. Aanvullend zijn nog vier hertoetsingen uitgevoerd die alle met een voldoende zijn afgerond.

Bevindingen die meerdere keren zijn geconstateerd, hebben betrekking op:


  • toepassen risicogericht samenstellen
  • datering en ondertekening van de bevestigingsbrieven samenstelverklaring
  • uitstel opmaken, vaststellen en openbaarmaking jaarrekening
  • verbeteren documentatie
  • opstellen toereikend besprekingsverslag jaarrekening
  • externe verslaggeving

De maatregelen die zijn genomen om de kwaliteit te verhogen betreffen het delen van de bevindingen via de Vaktechnische Commissie Samenstellen (VCS) en het Vaktechnisch Overleg per kantoor (VTO), het organiseren van een cursus externe verslaggeving en het houden van dossier mentoring sessies per kantoor.

Interne review fiscaal

Begin 2018 hebben interne reviews plaatsgevonden op fiscale dossiers van cliënten waar wij fiscale aangiften voor verzorgen. Vanuit de verschillende vestigingen is een reviewteam samengesteld onder leiding van de verantwoordelijk vennoot van Bureau Vaktechniek Fiscaal (BVTF). In overleg met Compliance is besloten om de review te houden bij de zeven vestigingen die bij de vorige review een onvoldoende hadden of die de vorige keer niet zijn gereviewd.

In totaal zijn 48 dossiers beoordeeld. Van de 48 dossiers zijn acht dossiers, verspreid over vier vestigingen, als onvoldoende gekwalificeerd. De belangrijkste bevindingen zijn als volgt samen te vatten:


  • onvoldoende vastlegging van onderbouwing van posten en ingenomen standpunten
  • ontbreken van noodzakelijke stukken in het dossier
  • op basis van aanwezige stukken onjuiste opgave van gegevens in aangifte
  • fases in het FDS-dossier zijn niet gesloten

De resultaten zijn per vestiging door het reviewteam besproken. Twee vestigingen waren reeds gestart met het doorvoeren van verbetermaatregelen. Zij zullen de komende review weer geselecteerd worden. Bij één vestiging heeft de verantwoordelijk vennoot van BVTF de werkwijzen en procedures doorgenomen met de verantwoordelijk vennoot. Bij één vestiging zijn de bevindingen te herleiden tot een recent overgenomen praktijk. Uit hertoetsing van vijf aanvullende dossiers bleken twee dossiers onvoldoende. Herstelmaatregelen zijn getroffen en alle dossiers van de overgenomen praktijk worden bij de eerstvolgende aangifte waar nodig aangevuld of hersteld.

Mede naar aanleiding van de uitkomsten van de review is de fiscale leidraad voorzien van een update.

Interne review lonen

Begin 2018 hebben interne reviews plaatsgevonden op de loondossiers. Deze review kan worden beschouwd als een nulmeting aangezien de laatstgehouden review in 2012 was. De reviews hebben plaatsgevonden op alle vestigingen van DRV waar de salarisadministratie voor onze cliënten wordt verwerkt. Uitzondering betreft de vestiging Oosterhout gezien de recente aansluiting. Vanuit de verschillende vestigingen is een reviewteam samengesteld van ervaren salarisadministrateurs.

In totaal zijn 18 dossiers beoordeeld. Van deze 18 dossiers zijn, na het toepassen van ‘hoor en wederhoor’, acht dossiers als voldoende gekwalificeerd. De belangrijkste bevindingen zijn als volgt samen te vatten:


  • De procedure van opdrachtaanvaarding is niet goed uitgevoerd of niet goed vastgelegd.
  • De onderbouwing van basisgegevens zoals sectorindeling, gehanteerde cao en dergelijke ontbreekt.
  • Het blijkt niet uit het dossier dat de functionaris waarmee wordt gecorrespondeerd hiertoe daadwerkelijk bevoegd is.
  • Belangrijke gegevens van medewerkers ontbreken in het dossier.

Het algemene beeld uit deze nulmeting is dat de medewerkers van de salarisafdelingen erg gericht zijn op de productie en te weinig op documentatie. Tevens is sprake van een niet-uniforme werkwijze tussen de verschillende vestigingen.

De resultaten van de review zijn gedeeld met de verschillende teams. Diverse checklists zijn aangepast en de aanpassing van de leidraad lonen is onderhanden. De tijdspanne tussen het uitvoeren van de review en het uitvoeren en afronden van noodzakelijke acties is echter te lang en verdient nadrukkelijk de aandacht.

Tussentijds beëindigde opdrachten

In 2018 is één controleopdracht tussentijds beëindigd. Door diverse oorzaken waren de afgelopen jaren ernstige vertragingen ontstaan waardoor wij naar onze mening niet langer in staat waren om deze controleopdracht af te ronden. Er is een melding gedaan bij de AFM.

Klachten

DRV beschikt over een klachtenprocedure die gepubliceerd is op onze website. Een klachtencommissie behandelt de binnengekomen klachten en brengt hierover periodiek verslag uit aan de Raad van Bestuur. In het jaar 2018 zijn 11 klachten binnengekomen waarvan er negen zijn afgewikkeld. Ook zijn in 2018 drie klachten uit eerdere jaren afgehandeld.

Eén nog openstaande klacht betreft een klacht die door DRV ongegrond is verklaard en daarmee als afgehandeld is beschouwd, maar waarbij de advocaat van de klager heeft aangegeven een klacht in te dienen bij de Accountantskamer. Dat is tot op heden niet gebeurd. Bij de andere nog openstaande klacht heeft de klager DRV gesommeerd een schadevergoeding te betalen. Voor deze casus is een advocaat ingeschakeld.

Claims en procedures

In 2018 zijn twee claims uit 2017 afgewikkeld. In één dossier zijn de klachten door de Raad van Tucht van het NOB ongegrond verklaard. In het andere dossier heeft de klager afgezien van een tuchtrechtelijke procedure.

In 2018 waren drie procedures onderhanden. Eén procedure tegen een fiscalist. Deze fiscalist is bij de Raad van Beroep Register Belastingadviseurs in hoger beroep gegaan tegen de eerdere uitspraak van de Raad van Tucht. Door de Raad van Beroep is de uitspraak van de Raad van Tucht bevestigd en de opgelegde waarschuwing blijft gehandhaafd. In één tuchtzaak tegen een accountant is door de Accountantskamer in 2017 een berisping opgelegd. De accountant is bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb) in hoger beroep gegaan, maar de berisping blijft overeind. Medio 2018 is in dezelfde casus een nieuwe klacht ingediend bij de Accountantskamer. Deze heeft aangegeven eerst het hierboven genoemde hoger beroep af te wachten en pas daarna de nieuwe klacht in behandeling te nemen. De zitting hiervoor heeft plaatsgevonden in maart 2019. Er is een schriftelijk verweer ingediend en een incidentmelding gedaan bij de AFM. De laatste lopende procedure tegen een accountant is ontstaan uit een langslepende klacht. Ook hier is een verweerschrift ingediend en de zaak wordt in 2019 behandeld.

Deze casus is intern beoordeeld en afgezet tegen de huidige procedures. Vooralsnog worden door ons geen maatregelen noodzakelijk geacht.

Incidentmeldingen

Naast de eerder vermelde incidentmeldingen met betrekking tot de tussentijdse beëindiging en een tweetal lopende procedures, waren er nog drie incidentmeldingen bij de AFM in 2018. Eén melding heeft betrekking op het onvolledig en zonder controleverklaring publiceren van jaarrekeningen alsmede het publiceren van een onjuiste controleverklaring zonder toestemming van DRV. Twee meldingen hebben betrekking op het opvragen van dossiers en de administratie van twee verschillende cliënten door officiële instanties. Redenen zijn de verdenking van subsidiefraude en betrokkenheid bij handel in softdrugs. Wij verwachten verder niet betrokken te raken bij deze zaken.

Klokkenluidersregeling

In 2018 zijn geen meldingen ontvangen inzake de klokkenluidersregeling.

Overzicht schendingen

Compliance monitort in opdracht van de beleidsbepalers of bij de uitvoering van controle-opdrachten aan alle wet- en regelgeving wordt voldaan. Met de inwerkingtreding van de NVKS per 1 januari 2018 wordt ook de naleving van het kwaliteitsstelsel met betrekking tot NVKS-opdrachten gemonitord. Elke twee maanden informeert Compliance de beleids- en kwaliteitsbepalers over de mogelijke schendingen. Beleids- en kwaliteitsbepalers besluiten vervolgens of een schending wordt geregistreerd en zo ja welke kwalificatie deze krijgt. Het schendingenregister vormt een belangrijke graadmeter voor de werking van ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Schendingen controleopdrachten

In 2018 waren er in totaal 35 schendingen (2017: 30), waarvan 20 administratieve schendingen (2017: 18) en 15 schendingen (2017: 12).

De (administratieve) schendingen hebben betrekking op de volgende zaken:


  • Eén dossier is bij een interne inspectie beoordeeld met een onvoldoende.
  • In enkele controleverklaringen staan onjuistheden die de strekking niet raken.
  • In vier gevallen is de dossierafsluitingsprocedure niet juist gevolgd.
  • De procedure met betrekking tot opdrachtaanvaarding/-voortzetting is in vier gevallen niet juist nageleefd.
  • In enkele dossiers zijn kleine onvolkomenheden geconstateerd, die alsnog zijn hersteld, echter niet binnen de vereiste tweemaandsperiode.
  • Bij drie opdrachten is geconstateerd dat de jaarrekening niet geheel aan de vereisten voldeed.

Schendingen NVKS-opdrachten

In 2018 waren er met betrekking tot NVKS-opdrachten in totaal 23 schendingen.

De schendingen hebben betrekking op de volgende zaken:


  • Zes dossiers zijn bij een interne inspectie beoordeeld met een onvoldoende.
  • In zeven gevallen is de dossierafsluitingsprocedure niet juist gevolgd.
  • De procedure met betrekking tot opdrachtaanvaarding/-voortzetting is in acht gevallen niet juist nageleefd.
  • In één geval is de OKB-procedure niet juist gevolgd.
  • Bij één opdracht voldeed de rapportage niet geheel aan de vereisten.

Geen van de schendingen op zowel controleopdrachten als NVKS-opdrachten was zodanig van aard dat een incidentmelding bij de toezichthouder nodig was, of dat herstelmaatregelen genomen moesten worden.

Alle betrokken externe of eindverantwoordelijke accountants hebben van beleids- of kwaliteitsbepalers een mededeling ontvangen met een terechtwijzing. In dit bericht is ook verzocht maatregelen te treffen om schendingen in de toekomst te voorkomen.

Oorzaakanalyses

In 2018 zijn naar aanleiding van schendingen en andere signalen drie oorzaakanalyses uitgevoerd. Hiervan hadden twee oorzaakanalyses betrekking op het functioneren van een accountant en zijn team en één oorzaakanalyse had betrekking op het proces van uitvoer van een controleopdracht. De oorzaakanalyses zijn uitgevoerd door een externe met ruime ervaring op het gebied van het trainen en coachen van accountants. De uitkomsten zijn besproken door de beleids- en kwaliteitsbepalers en gedeeld met de betreffende accountants.