Opdrachtaanvaarding controlepraktijk

In onze controlepraktijk, en in mindere mate ook in de andere praktijken, zijn het aangaan en voorzetten van een cliëntrelatie en een opdracht met veel regels en procedures omgeven. Die zorgen ervoor dat we onze kwaliteit kunnen waarborgen. We kijken naar aspecten als onze onafhankelijkheid en risico’s bij de opdrachtgever, maar bijvoorbeeld ook naar de beschikbaarheid van voldoende capaciteit, zowel in aantal uren als kennis en ervaring. Ondanks de groei in aantal medewerkers in de controlepraktijk, hebben we er in 2018 opnieuw voor gekozen 22 offertes niet uit te brengen. Het aantal opdrachten bleef daardoor in 2018 nagenoeg gelijk aan 2017. Wel steeg de omzet, mede door het beleid om alleen opdrachten te aanvaarden en te continueren tegen een reële prijs.

Cliënt- en opdrachtaanvaarding en onafhankelijkheid

Het aanvaarden en continueren van een opdracht is met veel regels omgeven. Via een geautomatiseerd systeem voor cliënt- en opdrachtaanvaarding stellen we vast of aan alle wet- en regelgeving wordt voldaan. Onderwerpen van toetsing betreffen onze organisatie en de cliëntorganisatie.

Toetsing intern

Voor onze accountantsorganisatie gaat het vooral om:


  • het waarborgen van onafhankelijkheid;
  • de verhouding tussen de vergoeding voor de controleopdracht en andere opdrachten;
  • de samenloop met dienstverlening door bijvoorbeeld DRV Corporate Finance, DRV Performance Improvers en DRV Personeel; en
  • de duur van de betrokkenheid van zogenaamde key-teamleden bij een opdracht.

De vaststelling of de onafhankelijkheid in het geding is, gebeurt aan de hand van een schema. Er kan een verbod gelden voor het aannemen van de opdracht, of een maatregel noodzakelijk zijn. Ook voor de samenloop met andere dienstverlening zijn duidelijke richtlijnen opgesteld. En zodra key-teamleden langer bij de opdracht betrokken zijn dan de termijn van zeven jaar, beoordeelt Compliance of de argumenten daarvoor valide zijn. Als zij een risico onderkent, dan wordt een maatregel opgelegd. Bijvoorbeeld het toewijzen van een tweede accountant of een (externe) opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar (OKB’er) aan de opdracht.

Alle medewerkers hebben in 2018 een onafhankelijkheidsverklaring ingevuld. Compliance beoordeelt op basis van deze formulieren of er sprake is van nevenfuncties of andere belangenconflicten, die niet zijn toegestaan.

Toetsing cliënten

De toetsing van cliënten richt zich vooral op de risico’s in het kader van de Wwft, op het niet voldoen aan (andere) wet- en regelgeving en op risico’s vanwege ethiek en moraliteit. Voor zo ver regelgeving daarin niet voorziet, gelden binnen onze organisatie aanvullende beperkingen voor bepaalde sectoren en bedrijfsactiviteiten. Deze zijn vastgelegd in het Kwaliteitshandboek DRV.

Toetsing cliënt- en opdrachtaanvaarding

Alle cliënt- en opdrachtaanvaardingen van controleopdrachten dienen voor aanvang van de werkzaamheden door de beleidsbepalers te worden goedgekeurd. Bij de voorzetting van bestaande controleopdrachten beoordeelt een medewerker van Bureau Vaktechniek (BVT) de formulieren en bekrachtigen de beleidsbepalers de voortzetting via het geautomatiseerde systeem. Zijn er bijzonderheden die leiden tot een hoog risico, dan worden de risicoposten actief aan de beleidsbepalers voorgelegd en door hen besproken. Alle nieuwe controleopdrachten worden altijd door de beleidsbepalers besproken en beoordeeld. Bij overige opdrachten is het afhankelijk van het risicoprofiel van de opdracht of besluitvorming actief of achteraf door middel van bekrachtiging plaatsvindt door beleids- of kwaliteitsbepalers.

Omvang van de controlepraktijk

Aantal opdrachten en omzet

De omvang van de controlepraktijk is in 2018 toegenomen ten opzichte van 2017. De gefactureerde omzet is met 23% gestegen tot een bedrag van € 6.633.000 (2017: € 5.374.000). De stijging komt voor een belangrijk deel door de aansluiting van BRG Accountants & Belastingadviseurs bij onze organisatie per 1 januari 2018. Dit betreft 20 opdrachten. Daarnaast zijn bij verschillende opdrachten in het jaar 2018 de controles over ‘oude’ boekjaren afgerond en heeft facturatie van meerdere jaren in 2018 plaatsgevonden. In mindere mate draagt ook de algehele tariefsverhoging bij aan de omzetstijging in 2018.

De druk op de arbeidsmarkt had een remmend effect op de omzetgroei; een aantal offertes is niet uitgebracht om reden van een te hoge arbeidsbelasting van onze medewerkers met een risico op kwaliteitsverlies.


Het totaal aantal opdrachten is stabiel gebleven ten opzichte van vorig jaar.

Peildatum 20 februari 2019

Offertes

Het aantal offerteverzoeken met betrekking tot controleopdrachten is in 2018 verder toegenomen tot 94 stuks (2017: 73). Voor elke uit te brengen offerte is vooraf goedkeuring vereist van de beleidsbepalers. Zij beoordelen of er toereikende en voldoende gekwalificeerde capaciteit beschikbaar is. Ook wordt beoordeeld of de potentiële cliënt past bij DRV. In 2018 is besloten om in 22 gevallen geen offerte uit te brengen (2017: 17). Bij het overgrote deel is onvoldoende capaciteit hiervoor de reden. Het gemiddeld geoffreerde bedrag per offerte is gestegen tot € 29.000 (2017: € 25.000). Dit is in lijn met het beleid om alleen opdrachten te aanvaarden tegen een reële prijs. De overeengekomen fee mag geen belemmering zijn om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Het scoringspercentage op de uitgebrachte offertes blijft met 40% onveranderd hoog (2017: 46%).

Tijdsbesteding

Om een hoge kwaliteit van dienstverlening te kunnen garanderen, moeten we beschikken over een goede bezetting in aantal uren en in vereiste ervaring. Daarbij is van belang dat er voldoende tijd wordt besteed aan de opdrachten en op de juiste niveaus.

De betrokkenheid van de externe accountant bij de opdracht is cruciaal voor het realiseren van een hoge kwaliteit. Het is daarom goed om te constateren dat zowel absoluut als procentueel deze betrokkenheid zichtbaar is toegenomen in 2018. Ook de urenbesteding van (senior) managers is toegenomen. Dit wordt mede veroorzaakt door een tekort aan (ervaren) controleleiders. Uitgangspunt is dat een controleteam minimaal twee RA’s bevat.