Opdrachtuitvoering controlepraktijk

Ook voor het uitvoeren van opdrachten zijn veel waarborgen voor kwaliteit ingebouwd in onze manier van werken. Enerzijds gaat het om vaktechnische expertise die gevraagd kan worden, zoals consultaties bij complexe vraagstukken, en anderzijds om maatregelen die worden opgelegd, zoals een verplichte tweede lezing. DRV heeft een goede bezetting van de stafdiensten om de kwaliteit optimaal te ondersteunen en voortdurend te monitoren. Dat geldt voor alle praktijken. Vanwege onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is het stelsel in de controlepraktijk het meest uitgebreid en stringent, en is de verslaglegging daarover het meest omvangrijk.

Inzet van kwaliteitsmanagement

Omvang van kwaliteitsmanagement

Zoals eerder vermeld beschikken wij over een Bureau Vaktechniek Accountancy (BVT) en een Bureau Vaktechniek Fiscaal (BVTF). BVT staat onder leiding van een Directeur Bureau Vaktechniek en bestaat eind 2018 in totaal uit zes fte (zeven natuurlijke personen) die allen volledig werkzaam zijn voor BVT.

BVTF wordt aangestuurd door een fiscale vennoot en bestaat verder uit een belastingadviseur. Beiden zijn werkzaam in de fiscale praktijk en besteden samen gemiddeld anderhalve dag per week aan taken voor BVTF.

De kwaliteitsmanager betreft één fte. Compliance bestaat uit drie personen. Hun bijdrage aan compliance is in uren:

Uit deze bezetting van ons kwaliteitsmanagement blijkt het grote belang dat DRV hecht aan het bewaken en monitoren van de kwaliteit van dienstverlening.

Consultaties

Medewerkers kunnen voor vragen over de interpretatie van wet- en regelgeving, aanpak, standaarden, verslaggeving en dergelijke terecht bij het hiervoor vermelde kwaliteitsmanagement. In een aantal gevallen is sprake van verplichte consultatie zoals bijvoorbeeld in het geval van fraude, afwijkende controleverklaringen en continuïteitsissues. Naast formele consultaties wordt ons kwaliteitsmanagement ook informeel om advies gevraagd en benaderd om te sparren.

In 2017 is de tekst van de controleverklaring gewijzigd. Deze verklaring moest verplicht vooraf door BVT worden getoetst. Deze verplichting geldt niet meer vanaf het boekjaar 2018 waardoor het aantal consultaties bij wettelijke en vrijwillige controles fors is gedaald. De toename van de consultaties op het gebied van verslaggeving bij overige opdrachten heeft voor het grootste deel te maken met de toename van het aantal (verplichte) consultaties met betrekking tot foutherstel van twee in 2017 tot 14 in 2018. Bij de uitvoer van wettelijke en vrijwillige controles is één keer geconsulteerd met betrekking tot foutherstel. Uit nadere analyse blijkt dat van deze 15 consultaties acht consultaties te maken hadden met herstel van een fout in de jaarrekening die door ons is samengesteld.

In zes gevallen is een nadere consultatie extern uitgezet, waarvan vijf bij de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en één bij het SRA.

Bij daadwerkelijk geconstateerde fraude of bij een vermoeden van fraude dient altijd consultatie bij Compliance plaats te vinden. Samen met Compliance wordt bepaald wat de te nemen vervolgstappen zijn. In 2018 heeft zes keer een fraudemelding plaatsgevonden bij Compliance (2017: geen). Waar nodig heeft melding bij een wettelijke instantie plaatsgevonden.

Inzet van specialisten

Binnen de controlepraktijk wordt steeds meer gebruik gemaakt van de inzet van IT-specialisten. Vanaf medio 2018 worden IT-specialisten van de servicelijn IT Consultancy bij alle jaarrekeningcontroles betrokken. De mate van betrokkenheid hangt af van de complexiteit van de IT-omgeving van de cliënt. De betrokkenheid van IT Consultancy varieert van het reviewen van de uitgevoerde IT-werkzaamheden tot het zelf uitvoeren en documenteren van de IT-werkzaamheden in het dossier. Voor het uitvoeren van de IT-audits beschikt IT Consultancy over gespecialiseerde medewerkers waaronder Register EDP-auditors (EDP staat voor Electronic Data Processing).

Uitgevoerde OKB’s en tweede lezingen

Op basis van een aantal criteria wordt door de beleids- of kwaliteitsbepalers besloten of bij opdrachten met een verhoogd risico aanvullende kwaliteitsmaatregelen noodzakelijk zijn. Posten met een hoger risico kenmerken zich door een hogere kans op:


  • onjuistheden in de verantwoording,
  • discontinuïteit of
  • andere zaken die DRV als organisatie kunnen raken.


Als kwaliteitsmaatregel beschikken wij over het inzetten van een Opdrachtgerichte Kwaliteitsbeoordeling (OKB) en/of een tweede lezer.

Tweede lezingen

Aan opdrachten met een verhoogd risicoprofiel kunnen de beleidsbepalers een tweede lezer toewijzen. De beleidsbepalers verwachten van deze tweede lezer en de externe accountant dat zij voor aanvang van de balanscontrole overleg hebben over de aanpak van de controle. In de praktijk blijkt dat de externe accountants de tweede lezer te laat betrekken in het proces. Dit blijft een aandachtspunt ondanks dat hier al meerdere keren aandacht voor is gevraagd. Begin 2019 zijn door de beleidsbepalers voor het boekjaar 2018 16 concerns als hoog risicopost gekwalificeerd (vorig jaar: 17). Bij 13 van deze posten is een tweede lezer benoemd.

Nieuwbenoemde externe accountants worden in de eerste jaren alleen ingezet op eenvoudige controleopdrachten. Zij worden intern aangeduid als junior externe accountants.Ook aan opdrachten van deze junior externe accountants wordt een tweede lezer toegewezen die tevens sparringpartner en coach is. Meestal is dit de voorgaande externe accountant op de betreffende opdracht. De tweede lezer woont de pre audit meeting (PAM) bij voor zowel de interim controle als de balanscontrole. Begin 2019 zijn op 21 opdrachten tweede lezers toegewezen ten opzichte van 40 vorig jaar. De daling komt doordat er geen nieuwe junior externe accountants zijn benoemd in 2018, terwijl een aantal junior externe accountants is doorgegroeid tot externe accountant.

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB)

De opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) is bedoeld om vast te stellen of de verantwoordelijk accountant in alle redelijkheid tot het oordeel heeft kunnen komen dat blijkt uit de af te geven verklaring. Het is een preventieve maatregel die wordt genomen op basis van een aantal criteria, zoals opdrachten met een hoog risicoprofiel, bij twijfel over de continuïteit van de organisatie, bij een complexe of omvangrijke (groeps)opdracht, of bijvoorbeeld een hoge fee. Met de inwerkingtreding van de NKVS met ingang van 1 januari 2018 worden ook OKB’s uitgevoerd op NVKS-opdrachten op basis van vergelijkbare criteria.

In 2018 zijn bij controleopdrachten 84 OKB’s uitgevoerd t.o.v. 119 OKB’s voorgaand jaar. In 2017 was het aantal OKB’s hoog als gevolg van een opgelegde sanctie bij één externe accountant. Deze sanctie was in 2018 niet meer van toepassing. Daarnaast is met ingang van boekjaar 2017 de verplichting tot het uitvoeren van een OKB bij eerstejaarsopdrachten vervallen. Door beleidsbepalers is vastgesteld dat het initieel verwachte risico bij nieuwe opdrachten zich niet voordoet. Een maatregel werd daarom niet langer passend gevonden. In 2018 zijn wel OKB’s verplicht gesteld op de controleopdrachten die door DRV zijn overgenomen door de aansluiting van BRG Accountants & Belastingadviseurs (20 OKB’s). Aangezien dit eenmalig is, verwachten wij dat het aantal OKB’s komend jaar gaat afnemen.

Met betrekking tot NVKS-opdrachten zijn in 2018 in totaal 32 OKB’s uitgevoerd. Deze OKB’s worden intern door andere eindverantwoordelijke accountants uitgevoerd.

Externe of eindverantwoordelijke accountants kunnen beargumenteerd vrijstellingen voor een OKB aanvragen bij de beleids- of kwaliteitsbepalers. In 2018 zijn 19 vrijstellingen verleend voor controleopdrachten (vorig jaar 48). De OKB-criteria waarop de vrijstellingen betrekking hadden zijn complexe groepscontroles en negatief eigen vermogen. In 2018 zijn vier vrijstellingen verleend door de kwaliteitsbepalers voor NVKS-opdrachten.

De opmerkingen van een OKB’er kunnen worden onderscheiden in aanbevelingen en aanwijzingen. Aanbevelingen betreffen tips en verbeterpunten veelal gericht op het beter documenteren van de uitgevoerde werkzaamheden. Aanwijzingen dienen door het team te worden opgevolgd alvorens de verklaring mag worden afgegeven. Alle aanwijzingen van OKB’ers zijn door het team voor afgifte van de verklaring opgevolgd.

Als gevolg van de afname van het aantal uitgevoerde OKB’s en tweede lezingen is ook het hieraan bestede aantal uren afgenomen. Het gemiddeld aantal uren per OKB is met 8 uur gelijk gebleven.

Het aantal uren dat eigen medewerkers hebben besteed aan het uitvoeren van OKB’s is relatief laag, omdat vanwege de krappe bezetting is besloten alle OKB’s in de controlepraktijk uit te laten voeren door externen.