Interne organisatie

Om het beste kantoor te zijn voor ondernemers in de echte economie versterkten we in 2018 opnieuw onze interne organisatie. We groeiden, hielden vast aan onze koers en investeerden in kwaliteit en operationele optimalisatie om duurzaam van waarde te kunnen zijn voor onze medewerkers en onze cliënten.

Maatschap

DRV Accountants & Adviseurs is een maatschap met in het verslagjaar 32 partners. De maatschap is ons hoogste orgaan. Hierin nemen de partners deel met hun persoonlijke vennootschappen.


De aansluiting van BRG Accountants & Belastingadviseurs per 1 januari 2018 betekende een uitbreiding van de maatschap met Roelof Crasborn en Guus van Eijck (beiden afkomstig van BRG). Ook traden Dirk van Dorsselaer, directielid in Breda, en Marco du Pré toe. Marco du Pré was al eerder vennoot bij DRV en keerde na drie jaar terug bij de organisatie als directeur DRV Corporate Finance. Johan Clarijs en Ad Verdoorn traden uit. Omdat Mark Stolk per 31 december 2018 uittrad en er geen nieuwe toetreders waren, bestaat de maatschap in 2019 uit 31 leden.

Met de aansluiting van het Oosterhoutse kantoor BRG hebben we onze positie in Brabant verder verstrekt. Met het oog op het aflopen van het huurcontract van de locatie van onze vestiging in Breda en de geplande nieuwbouw, is besloten om de teams in Breda en Oosterhout in het najaar samen te voegen en te vestigen op de locatie Oosterhout. Daarmee kwam het aantal vestigingen terug op 12.

Raad van Bestuur wijzigt

Vier van de maatschapsleden vormen de Raad van Bestuur. Hun zittingstermijn is in de maatschapsakte opgenomen. De afgelopen 10 jaar stond Manfred Zurhorst aan het roer. Op 31 december 2018 droeg hij de voorzittersfunctie over aan Michael Bick, met wie hij de laatste jaren het dagelijks bestuur vormde. Ook Hans Vermeule trad terug.

In zijn voorwoord voor dit jaarverslag beschrijft Michael Bick de groei die DRV de afgelopen 10 jaar onder het voorzitterschap van Manfred Zurhorst heeft doorgemaakt. Samen blikten ze terug, wat is vastgelegd in een korte film. Alhoewel beiden benadrukken dat een prestatie altijd door een team wordt geleverd en de rol van de voorzitter bescheiden is, hebben de stijl van leidinggeven aan de organisatie en de wijze waarop beleid en strategie tot stand komen en worden uitgevoerd, wel degelijk invloed op onze prestaties. Hetzelfde geldt voor de invloed die Hans Vermeule gedurende negen jaar heeft gehad op het kwaliteitsbeheersingssysteem en het kwaliteitsbewustzijn binnen onze organisatie. Immers, ‘C’est le ton qui fait la musique’. Beiden hebben in hun bestuursperiode hun toon nadrukkelijk en volhardend gezet op een manier waarvoor respect en dankbaarheid op zijn plaats zijn.

In 2018 hebben de nieuwe bestuursleden Jan Gijsel en Wim Zandvliet zich ingewerkt in hun nieuwe rol en diverse bestuursvergaderingen bijgewoond. Ook hielden zij zich bezig met de koers voor de komende jaren en het bestuursmodel dat daarbij past. Daarbij was de wet- en regelgeving die op onze dienstverlening van toepassing is, debet aan enkele aanscherpingen. De belangrijkste aanpassingen zijn:

  • Binnen het bestuur is de functie Kwaliteitsbepaler belegd, in aanvulling op de functie Beleidsbepaler. Naast de controlepraktijk is nu ook een onafhankelijke rol in de kwaliteitsbeheersing van de samenstelpraktijk geborgd.
  • Voor de verschillende praktijken zijn zogenaamde servicelijnverantwoordelijken aangesteld. Zij dragen vooral verantwoordelijkheid voor innovatie van de betreffende praktijk en het commerciële beleid. In 2018 hebben zij hun plannen uitgewerkt en vanaf het nieuwe jaar zijn zij daadwerkelijk in functie. De aanpassing draagt bij aan een betere bestuurbaarheid van onze organisatie doordat de Raad van Bestuur meer op hoofdlijnen richting kan geven.

Leden van
de Raad van Bestuur

2018

  • Manfred Zurhorst, voorzitter en lid dagelijks bestuur
  • Michael Bick, lid dagelijks bestuur, beleidsbepaler en kwaliteitsbepaler
  • Marco Utermark, kwaliteitsbepaler
  • Hans Vermeule, beleidsbepaler en kwaliteitsbepaler


Marco Utermark nam op 1 januari 2018 de positie in de Raad van Bestuur over van Johan Clarijs, die aan het einde van 2017 afscheid nam van de maatschap en daarmee ook van het lidmaatschap van de Raad van Bestuur.

Leden van
de Raad van Bestuur

2019

  • Michael Bick, voorzitter, beleidsbepaler en kwaliteitsbepaler en lid dagelijks bestuur
  • Jan Gijsel, kwaliteits- en beleidsbepaler
  • Marco Utermark, kwaliteitsbepaler en lid dagelijks bestuur
  • Wim Zandvliet

De Raad van Bestuur is beleidsvoorbereidend en -uitvoerend. Beleidsbesluiten worden genomen in de maatschapsvergadering. Er geldt echter een belangrijke uitzondering voor de accountantsorganisatie.

Beleidsbepalende organen

De beleidsbepalers binnen de raad zijn geheel zelfstandig, en met uitsluiting van de overige maatschapsleden, bevoegd besluiten te nemen over de accountantsorganisatie. De beleidsbepalers van de accountantsorganisatie zijn automatisch tevens kwaliteitsbepaler van het zogenaamde NVKS-kantoor. Dat maakt hen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gehele accountantspraktijk. Zij zijn belast met de dagelijkse leiding en eindverantwoordelijk voor het formuleren van de kwaliteitsambitie en het kwaliteitsbeleid en het opzetten en onderhouden van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Waar wij spreken over beleidsbepalende organen, bedoelen we: de Raad van Bestuur, de beleidsbepalers en de kwaliteitsbepalers.

De accountantsorganisatie betreft de organisatie waarbinnen wettelijke controles worden uitgevoerd. De organisatie waar een accountant een NVKS-opdracht uitvoert wordt een accountantskantoor genoemd. De accountantsorganisatie en het accountantskantoor gezamenlijk wordt aangeduid als de accountantspraktijk.

Missie:
"Wij zijn een organisatie die ondernemers in de echte economie helpt hun prestaties duurzaam te verbeteren door hen grip, inzicht en ondersteuning te bieden in hun financiële bedrijfsvoering. Voor onze medewerkers zijn wij een sociale partner die hen stimuleert en volop mogelijkheden biedt om zich als professional te blijven ontwikkelen en waardevol te zijn in hun zakelijke en persoonlijke omgeving.

Samen werken wij aan het hoogst haalbare kennis- en kwaliteitsniveau en vanuit een actieve, persoonlijke betrokkenheid bij onze cliënten, zonder concessies te doen aan onze integriteit en onafhankelijkheid. Wij vervullen onze rol in het maatschappelijk verkeer en de omgeving waarin wij werken met respect en verantwoordelijkheid voor de diverse belangen. Om onze continuïteit zeker te stellen zorgen wij voor een goed financieel resultaat."

Kwaliteits- en risicomanagement en compliance

Vanwege onze ambitie om uit te blinken in kwaliteit en de sterke invloed van wet- en regelgeving op onze praktijken, kennen wij een omvangrijk stelsel van kwaliteitsbeheersing waar we in latere hoofdstukken uitgebreid bij stilstaan. In 2018 zijn het kwaliteits- en risicomanagement en compliance verstevigd met het aantrekken van een Directeur Bureau Vaktechniek Accountancy en een Kwaliteitsmanager, beiden in aanvulling op de bestaande bezetting.

Gespecialiseerde diensten

DRV heeft een aantal gespecialiseerde diensten die zijn ondergebracht in aparte bv’s: DRV Corporate Finance, DRV Performance Improvers, DRV Personeel en Zantboer & Partners. Ook is er een deelneming in YourTrust Netherlands. De zelfstandige bedrijfsactiviteiten van DRV Subsidie Advies en De Bedrijfsfinancier zijn in 2018 gestaakt. De advisering over subsidiekansen en de aanvragen van fiscale subsidies is belegd bij de fiscalisten. Voor de overige dienstverlening zoals de begeleiding van aanvragen, werken we samen met een externe partij. De activiteiten van De Bedrijfsfinancier zijn overgenomen door DRV Corporate Finance.

Missie

In 2018 is onze missie iets aangescherpt: de betekenis die wij willen hebben voor onze medewerkers is daarin duidelijker verwoord en daarmee steviger verankerd.

Focus houden op organisatiedoelen

In het jaar 2018 was onze organisatie volop in beweging. Er is veel geïnnoveerd en er zijn op veel terreinen initiatieven genomen. Belangrijk is dan om focus te houden op de projecten die daadwerkelijk bijdragen aan de organisatiedoelen. Die focus is uitgedragen met het motto ‘slimmer samen werken’. Omdat automatisering en digitalisering daarin een sterk ondersteunde rol spelen, hebben we dat in de driehoek aan de hand waarvan we onze organisatie sturen tot uitdrukking laten komen, door deze driedimensionaal te maken.

De driehoek zal ook de komende jaren onze leidraad zijn. Kwaliteit blijft aan de ketting liggen; het is ons bestaansrecht en een voorwaarde bij alles wat we doen. In de keuzes die we maken moet de waarde die we creëren voor onze cliënten het uitgangspunt zijn. Daarom staat cliënttevredenheid bovenaan. Onze medewerkers maken dat mogelijk. Zij vormen het kloppende hart van de organisatie. Het is evident dat hun belang zwaar weegt. Als goede, sociale werkgever willen we onze mensen stimuleren zich te ontwikkelen om de beste versie van zichzelf te zijn, zowel zakelijk als privé. Daarom hechten we veel waarde aan een goede werk/privébalans.

Cultuur en gedrag

Kernwaarden

menselijk

liefde voor de ondernemer

integer

vakbekwaam

Cultuur en gedragscode

De kernwaarden zien we terug in de bedrijfscultuur van onze organisatie: informeel, sociaal, no nonsense, kwaliteitsgericht trots en zelfbewust, samenwerkend. Het aspect sociaal is in 2018 benoemd, omdat we dat bij de groei van onze organisatie nadrukkelijk willen borgen voor de toekomst. Van het aspect samenwerken is vastgesteld dat het op de vestigingen en binnen specialistengroepen weliswaar goed gaat, maar dat we de samenwerking tussen vestigingen en met de specialistengroepen verder willen versterken.

De kwaliteitsgerichtheid is een cultuuraspect dat we niet als vaststaand beschouwen, maar dat we continu stimuleren, omdat het de kwaliteit van onze dienstverlening ondersteunt; gedrag dat niet alleen aansluit op de kernwaarden maar ook op de gedragscode van DRV. De leiding beschikt dan ook over diverse harde en zachte maatregelen en initiatieven om een kwaliteitsgerichte cultuur te bevorderen. Bij de analyse van de uitkomsten van de kwaliteitsindicatoren staan we hier nader bij stil.

"Het aspect sociaal is in 2018 benoemd omdat we dat bij de groei van onze organisatie nadrukkelijk willen borgen voor de toekomst."

Tone at the top

Cultuur begint bij de top van elke organisatie. Leidinggevenden van DRV stimuleren onze kwaliteitsgerichte cultuur en hebben hierin een voorbeeldfunctie. Tijdens bijeenkomsten met medewerkers wordt het belang van een kwaliteitsgerichte cultuur door hen actief uitgedragen. Verder geven zij dit vorm door actief betrokken te zijn bij de uitvoering van de opdrachten, en ook door ‘nee’ te zeggen. ‘Nee’ tegen een opdracht als er onvoldoende capaciteit of deskundigheid beschikbaar is, ‘nee’ tegen fraude, ‘nee’ tegen fouten in de jaarrekening en ‘nee’ tegen elkaar als we het niet eens zijn met een overweging of beslissing.

Cultuuronderzoek

Om te toetsen hoe onze (kwaliteitsgerichte) cultuur door onze medewerkers wordt ervaren is in november 2016 door SRA (netwerkorganisatie die 370 onafhankelijke accountantskantoren ondersteunt) een cultuuronderzoek uitgevoerd binnen de gehele organisatie.

De volgende onderdelen scoren bij meer dan 80% van de respondenten als gemiddeld tot goed:


  • kwaliteit
  • imago beroep
  • ontwikkelingsmogelijkheden
  • ethisch bewustzijn & werkdruk

De categorie ‘strategie’ scoort zelfs uitstekend.
Aandachtsgebieden zijn:


  • transparantie in de beloningsstructuur
  • aansturing


Deze aandachtsgebieden zijn opgepakt. Bij de salarisbrieven is in 2018 een schrijven gevoegd dat meer duidelijkheid geeft over de manier waarop de beloningen tot stand komen. Ook is in dit verslagjaar het management development programma geïntroduceerd voor leidinggevenden.

Eind 2018 is een nieuw onderzoek gestart, waarvan de uitkomsten in het eerste kwartaal van 2019 beschikbaar zijn gekomen. Bij het samenstellen van dit verslag is de analyse van de uitkomsten onderhanden.

Operationele optimalisatie

De impact van automatisering en digitalisering op onze bedrijfs- en werkprocessen lijkt in een stroomversnelling te zijn gekomen. Grofweg waren er in 2018 drie ontwikkelingen die daarin een stimulerende rol speelden. De belangrijkste is de verwerking en analyse van grote hoeveelheden data die het mogelijk maken betere en meer actuele informatie te bieden. De tweede is de krapte op de arbeidsmarkt in combinatie met de hoge kwaliteitseisen, die ons noopt sneller de efficiency te verhogen. De beveiliging van data, onder meer door wetgeving, was in 2018 de derde stimulator.

Inzicht

Om focus te houden op de zaken waarop we onze organisatie willen sturen, de zogenaamde kpi’s, zijn in 2018 nieuwe dashboards ingericht voor de directie en ondersteunende diensten. Veel dashboards faciliteren de kwaliteitsbeheersing. Zo is er een dasboard ingericht voor Compliance dat oneffenheden in de dossiersamenstelling sneller signaleert, en bijvoorbeeld de termijn waarbinnen een dossier afgesloten moet worden. Dat laatste is van belang in verband met nieuwe regelgeving. Een ander voorbeeld is dat de ondersteunende stafdiensten vernieuwde service management-software gebruiken, waardoor zij sneller kunnen reageren op incidenten en beter inzicht krijgen in incidentele en structurele verzoeken van de organisatie om ondersteuning.

Werkprocessen

In 2018 is veel tijd en menskracht geïnvesteerd in verbeterde, hoog geautomatiseerde werkprocessen. Zo is de zogenaamde DAPAS-procesmonitor ingevoerd in de samenstelpraktijk. Daarmee zijn de interne processen nog beter op elkaar afgestemd wat leidt tot een gestroomlijnde verwerking, een betere monitoring van het proces en sneller anticiperen op afwijkingen. Ook de ontwikkeling van ons online portaal DRV Online om veilig en conform de privacywetgeving informatie uit te wisselen met cliënten stond niet stil. We zijn echter niet tevreden over het tempo waarin we nieuwe functionaliteiten kunnen toevoegen. Door de koppeling van de (interne) Dapas Procesmonitor met DRV Online voor de gegevensuitwisseling met cliënten, is ook de afstemming met cliënten in het proces duidelijker en sneller. In 2018 passeerden zo’n 90.000 documenten DRV Online.


Eind 2018 is Office 365 in gebruik genomen in een deel van onze organisatie, als opstap naar een digitale werkomgeving in de cloud in 2019; een nieuwe stap om onze medewerkers nog beter met elkaar te verbinden ter bevordering van de samenwerking en kennisdeling. Verder is onze bereikbaarheid verbeterd door de invoering van een nieuw telefoniesysteem dat vaste en mobiele telefonie integreert.

Privacy

In mei 2018 werd de Algemene Verordening Gegevensverwerking van kracht. De privacywetgeving vroeg om een nieuw beveiligingsplan data security en tal van andere maatregelen, zoals het opstellen van verwerkingsovereenkomsten met leveranciers en met cliënten voor wie wij de salarisverwerking doen.

(Inter)nationale samenwerking

Om onze cliënten goed te kunnen ondersteunen bij hun internationale activiteiten, is DRV aangesloten bij Moore Stephens International, een netwerk van onafhankelijke kantoren dat op 1 januari 2019 bestond uit 266 kantoren met 609 vestigingen in 112 landen. DRV is een actief lid van dit netwerk en maakt deel uit van internationale werkgroepen voor kennisvermeerdering en –verspreiding.

Binnen Nederland voeren wij overleg met de twee andere kantoren die bij dit netwerk zijn aangesloten: Wvdb en mth. Het overleg gaat over strategie en de tactische samenwerking, die vooral de stafdiensten hebben. Deze is onverminderd doorgegaan, evenals het reguliere overleg tussen de besturen.

Het netwerk Moore Stephens International biedt opleidingen aan, waaronder het Harvard Leadership Development Programma, waaraan in 2018 twee partners deelnamen.