Stelsel van kwaliteitsbeheersing

Met elkaar werken wij aan het hoogst haalbare kennis- en kwaliteitsniveau en vanuit een actieve, persoonlijke betrokkenheid bij onze cliënten, zonder concessies te doen aan onze integriteit en onafhankelijkheid. Die ambitie past bij de belangrijke functie die wij vervullen in het maatschappelijke verkeer. Het verklaart de omvang van ons stelsel van kwaliteitsbeheersing. Onze kwaliteitsgerichtheid beperkt zich uiteraard niet tot de controlepraktijk. Vandaar dat we er in het jaarverslag uitgebreid aandacht aan besteden.

Kwaliteitsdoelstellingen

Onze kwaliteitsambitie, voldoen aan het hoogst haalbare kennis- en kwaliteitsniveau, hebben wij vertaald naar een aantal kwaliteitsdoelstellingen, namelijk:

  • We voldoen aan wet- en regelgeving;
  • We geven op een integere wijze invulling aan onze poortwachtersfunctie door stringente procedures voor opdrachtaanvaarding en alertheid op fraudesignalen;
  • We wegen tegengestelde belangen bij de opdrachten zorgvuldig af;
  • We leveren toegevoegde waarde aan opdrachtgevers en maatschappij.
Het leveren van kwaliteit is de kern van ons bestaan. Aan kwaliteit doen we geen concessie.

Kwaliteitsbeleid en stelsel van kwaliteitsbeheersing

Onze kwaliteitsambitie en de hieruit voortvloeiende kwaliteitsdoelstellingen zijn opgenomen in het kwaliteitsbeleid. Het stelsel van kwaliteitsbeheersing bevat het geheel van maatregelen en procedures gericht op het realiseren van de doelstellingen uit het kwaliteitsbeleid. Het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing zijn beschreven in het Kwaliteitshandboek DRV.

Het Kwaliteitshandboek DRV is onverkort van toepassing op onze accountantspraktijk. Daarnaast zijn de uitgangspunten, in beginsel, ook van toepassing op onze andere dienstverlening. Passend bij de aard van deze andere dienstverlening gelden aanvullend specifieke procedures en richtlijnen die zijn opgenomen in separate leidraden. In 2019 zullen wij deze leidraden aanvullen en actualiseren, zodat alle servicelijnen beschikken over een specifiek voor hen beschreven stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Your Trust B.V. is een uitzondering op het bovenstaande. Deze rechtspersoon valt onder de werking van de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en staat daardoor onder toezicht van De Nederlandse Bank (DNB). Your Trust B.V. heeft haar eigen stelsel van kwaliteitsbeheersing waarover zij separaat verantwoording aflegt aan toezichthouders.

Functies binnen stelsel van kwaliteitsbeheersing

Binnen ons stelsel van kwaliteitsbeheersing kennen we diverse functies en rollen. Van de belangrijkste functies geven we kort weer wat de taken en verantwoordelijkheden zijn en schetsen we de ontwikkelingen hierin in 2018.

Maatschap

De maatschap bespreekt aan de hand van het compliance-verslag driemaal per jaar of het geformuleerde kwaliteitsbeleid heeft geleid tot de juiste bedrijfscultuur: een cultuur waarin het kwaliteitsbeleid en de daaruit voortvloeiende handboeken en leidraden centraal staan in het dagelijks handelen.

Beleidsbepalende organen

Zoals in paragraaf 2.3 is uitgelegd, verstaan we onder de beleidsbepalende organen de Raad van Bestuur, de beleidsbepalers en de kwaliteitsbepalers. De beleidsbepalende organen zijn belast met de dagelijkse leiding. Zij zijn eindverantwoordelijk voor het formuleren van de kwaliteitsambitie en het kwaliteitsbeleid en het opzetten en onderhouden van het stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Kwaliteitsmanager

De kwaliteitsmanager is operationeel verantwoordelijk voor het opzetten, implementeren en bewaken van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. De kwaliteitsmanager rapporteert aan de beleidsbepalende organen en toezichthouders over de vastgestelde kwaliteitsindicatoren en doet voorstellen tot het doorvoeren van verbeteringen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing. De kwaliteitsmanager geeft operationele ondersteuning aan de beleidsbepalende organen op het gebied van kwaliteit door het voorbereiden van te nemen besluiten.

Compliance

Compliance houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van interne en externe regelgeving. Zij rapporteert driemaal per jaar aan de beleidsbepalende organen en aan de maatschap over de door Compliance uitgevoerde toetsing van de werking van het stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Bureau Vaktechniek

DRV beschikt over een Bureau Vaktechniek Accountancy en een Bureau Vaktechniek Fiscaal. Beide hebben een belangrijke functie in het vergroten van de vaktechnische kennis van onze medewerkers. Zij zijn verantwoordelijk voor het vertalen van wet- en regelgeving in vaktechnisch beleid, alerts en trainingen. Ook ondersteunen zij bij het uitvoeren van interne toetsingen en helpen zij collega’s bij hun vaktechnische afwegingen (consultaties).

Opzet van stelsel kwaliteitsbeheersing

Het stelsel van kwaliteitsbeheersing bestaat uit een scala aan procedures en maatregelen die zijn beschreven in het Kwaliteitshandboek DRV en aanvullende leidraden. Dit handboek is opgesteld in overeenstemming met wet- en regelgeving (Wta, Bta, ViO, NVKS, et cetera) en gebaseerd op de eisen die zijn gesteld door beroepsorganisaties. Ons Kwaliteitshandboek, samen met ons integriteitsbeleid, geeft invulling aan de wijze waarop wij omgaan met de fundamentele beginselen als: vertrouwelijkheid, integriteit, objectiviteit, professionaliteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Ook aspecten als onafhankelijkheid en cliëntacceptatie- en -voortzetting zijn hierin opgenomen.

DRV beschikt over diverse kwaliteitswaarborgen die we inzetten voorafgaand, gedurende en na het proces van dienstverlening. Over de uitkomsten van deze kwaliteitswaarborgen is in het verslagjaar periodiek gerapporteerd aan de beleidsbepalende organen. Als hiervoor aanleiding was, zijn oorzaakanalyses uitgevoerd en heeft bijsturing plaatsgevonden. Op deze wijze is invulling gegeven aan de zogenaamde Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA).

Wij gaan deze PDCA-cyclus steeds verder ontwikkelen en uitbreiden. In 2018 zijn hierin belangrijke stappen gezet onder andere door het vaststellen van een vaste set aan kwaliteitsindicatoren. In de paragrafen hierna doen wij verslag van de uitkomst van deze kwaliteitsindicatoren over het jaar 2018.

Wijzigingen in stelsel van kwaliteitsbeheersing

Impactvolle wijzigingen in ons stelsel van kwaliteitsbeheersing in 2018 hadden betrekking op;


  • De invoering van de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) per 1 januari 2018;
  • De update van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) per 25 juli 2018;
  • De update van het Kwaliteitshandboek DRV.

NVKS

Met ingang van 1 januari 2018 is de NVKS in werking getreden. De NVKS geeft richtlijnen voor het inrichten van een kwaliteitssysteem in een accountantseenheid. Een dergelijk kwaliteitssysteem is het belangrijkste instrument om de werkzaamheden van accountants en andere professionals te beheersen en om aan te tonen dat deze werkzaamheden op een kwalitatief goede manier worden uitgevoerd.

Met de invoering van de NVKS zijn enkele aanpassingen in ons stelsel van kwaliteitsbeheersing doorgevoerd die vooral impact hadden op onze samenstelpraktijk. Deze aanpassingen hadden voornamelijk betrekking op:


  • aanscherpingen in de procedure voor cliënt- en opdrachtacceptatie en –voortzetting;
  • introductie van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling bij opdrachten met een hoog risico;
  • binnen twee maanden sluiten van het opdrachtdossier;
  • registreren van schendingen bij een geconstateerde overtreding van het kwaliteitsstelsel.

Met diverse uitingen en de behandeling tijdens de Wintercourse voor de samenstelpraktijk zijn onze medewerkers op de hoogte gebracht van de wijzigingen.

Gedurende het jaar is op basis van data-analyse vastgesteld in hoeverre medewerkers de diverse verplichtingen correct naleven. De uitkomsten zijn met de eindverantwoordelijk accountants gedeeld. Uit een tweede analyse is gebleken dat naleving gedurende het jaar significant is verbeterd. In 2019 zullen de eindverantwoordelijk accountants verder worden ondersteund door het periodiek verstrekken van data over hun eigen portefeuille, het automatisch versturen van reminders per e-mail en het verder ontwikkelen van een compliance dashboard.

WWFT

De Europese wetgever, en in navolging de Nederlandse wetgever, heeft aanpassingen in de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) doorgevoerd die vanaf juli 2018 van kracht zijn. De aanpassingen zijn beperkt en waar nodig zijn onze procedures hierop aangepast.

Belangrijkste aanpassing is de verplichting om een risicoanalyse te maken op organisatieniveau van de kwetsbaarheid die wij hebben om betrokken te raken bij witwassen of terrorismefinanciering. Door middel van de Systematische Integriteit Risico Analyse (SIRA) hebben wij invulling gegeven aan deze verplichting. De SIRA is een hulpmiddel en sturingsdocument voor de Raad van Bestuur en fungeert voor alle medewerkers als een duidelijk overzicht van de geïdentificeerde integriteitsrisico’s, de ‘risk appetite’ en de genomen beheersingsmaatregelen. Onze SIRA is beoordeeld door en besproken met de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Tegelijkertijd met het opstellen van de SIRA is ook ons integriteitsbeleid voorzien van een actualisatie.

Daarnaast verplicht de Wwft om een compliance- en een auditfunctie in te richten die onafhankelijk intern toezicht uitoefent op de naleving van de Wwft. Wij beschikken over een volwaardige compliance functie. Een onafhankelijke audit op de uitoefening van de compliance functie dient nog te worden uitgevoerd.

Update Kwaliteitshandboek DRV

In 2018 is ons Kwaliteitshandboek DRV voorzien van een update die door de Raad van Bestuur is goedgekeurd en door de Maatschap is vastgesteld. In december 2018 is het vernieuwde Kwaliteitshandboek DRV gedeeld met alle medewerkers. Belangrijkste wijzigingen zijn de integratie van de NVKS, het opnemen van een separaat hoofdstuk met betrekking tot de fiscale aangifte- en adviespraktijk en een aanscherping van de interne procedure met betrekking tot aanwijzing van fraude en/of onwettig handelen.