4. LAAT DE INFORMATIE UIT UW VERKOOP NIET VERLOREN GAAN

Naast dat het inkoopproces slim ingeregeld moet zijn, is dit voor het verkoopproces ook ontzettend belangrijk. Uit uw verkopen kunt u namelijk ontzettend waardevolle informatie halen om uw bedrijf op te sturen. Het geeft namelijk aan waar uw klanten behoeften aan hebben. Door al deze informatie te verzamelen, te koppelen en te categoriseren ontstaan er waardevolle inzichten. Daarnaast zorgt het slim inregelen van uw verkoopproces ook voor een flinke tijdsbesparing. En werkt u met e-facturatie? Dan kan het zelfs een kortere omlooptijd op uw debiteuren en dus een betere liquiditeitspositie opleveren!

Tijdsbesparing en inzicht met een kassakoppeling

Wanneer je gebruikmaakt van een kassasysteem is het aan te raden om deze direct te koppelen met je financiële administratie. Dit maakt uw financiële administratie een stuk efficiënter, waardoor u als ondernemer al snel veel tijd bespaart. Zo hoeft u uw z-afslag niet meer door te geven aan uw accountant of boekhouder, wat ook de kans op fouten verkleint. Uw omzet in de administratie is dagelijks up-to-date en levert u direct een verbeterd inzicht op, zodat u beter onderbouwde beslissingen kunt nemen. U heeft bijvoorbeeld direct inzicht in de brutomarge van verschillende producten zonder dat u ingewikkelde analyses moet maken. Lees hier meer over in ons whitepaper over dashboarding. Heeft u ook een webshop? Dan is een koppeling tussen uw boekhouding en webshop om ongeveer dezelfde redenen verstandig.

Het is helaas niet in alle gevallen mogelijk om een directe koppeling te maken tussen uw huidige kassasysteem en de boekhouding. Dit kan op verschillende manieren worden opgelost. Bijvoorbeeld met een nieuw kassasysteem, maatwerkkoppeling of aanvullende apps/tools om de boekhouding met een omweg te koppelen. Vooral de eerste twee opties kunnen daarbij veel geld kosten, en zijn vaak alleen interessant wanneer u toch al van plan bent hierin te investeren. De kosten van het leggen van koppelingen of het toevoegen van aanvullende apps (ook voor andere zaken dan uw kassasysteem) vallen echter vaak mee. Ze maken uw processen een stuk efficiënter en geven u waardevolle inzichten, wat u geld bespaart.

Geld besparen en eerder ontvangen met digitale facturen

Wanneer u in plaats van of naast kassaverkoop, met verkoopfacturen werkt, is er ook veel mogelijk. Er zijn veel manieren voor het opstellen van uw facturen: van handgeschreven facturen en facturen gemaakt in Word of Excel, tot aan de digitale facturen die gemaakt zijn in een facturatie app en verstuurd zijn via het PEPPOL network (e-facturatie). Ook in dit geval is er veel (tijd)winst te behalen wanneer u ervoor kiest om de processen zoveel mogelijk geautomatiseerd te lopen. Wij zetten de voordelen voor u uiteen:

  • Geen tijd meer te besteden aan de opmaak van uw factuur.
  • Alle artikelcodes staan in het systeem, waardoor u ze niet meer hoeft op te zoeken.
  • Geen fouten in berekeningen en afrondingen, omdat dit automatisch gebeurt.

  • Adressen staan al in het systeem en zijn altijd juist door een koppeling met de KvK. Zo stuurt u de factuur niet meer naar het verkeerde adres bij een verhuizing of wijziging van e-mailadres. Ook hoeft u de factuuradressen niet meer op te zoeken en over te nemen op uw factuur.
  • Geen facturen meer separaat aanleveren en verwerken in uw administratie.
  • Nooit meer seintjes van uw boekhouder dat er een verkoopfactuur mist in de boekhouding.
  • Facturen zijn altijd mooi opgemaakt en voldoen aan de factuurvereisten van de Belastingdienst.
  • eenvoudige betaling voor uw klant, waardoor deze sneller betaalt.
  • Als u via het PEPPOL netwerk factureert aan overheden beschikt u sneller over uw geld.

Hoe werkt zo’n gedigitaliseerde administratie voor verkoopfacturen?

In plaats van het maken van handgeschreven facturen, of facturen via Word of Excel, maakt u uw facturen in een door ons ter beschikking gesteld programma. Hierin stelt u eenmalig alle gegevens goed in, zoals uw bedrijfsgegevens, producten en klanten. Vervolgens maakt u eenvoudig uw factuur op door de juiste producten en hoeveelheden te selecteren. Het programma zorgt vervolgens voor de juiste berekeningen, btw percentages, opmaak en uw factuurgegevens.

Vervolgens zoekt u in uw bestand uw klant op en wordt het juiste adres door een koppeling met de KvK opgehaald en verstuurd. Zo wordt de verkoop niet alleen geregistreerd in jouw eigen boekhouding, maar wordt deze ook direct via PEPPOL bij uw zakelijke klant in de boekhouding aangeboden (e-facturatie). Bij een particuliere klant kan er een betaalverzoek aan gekoppeld worden. Hierdoor worden uw facturen ook eerder betaald. Dit zorgt dus niet alleen voor een efficiënte en correcte administratie die u actueel inzicht geeft, maar ook voor een verbeterde liquiditeitspositie.