3. GRIP OP UW INKOOP

Wanneer u hebt gekozen voor een oplossing die bij u past, kan de administratie worden gevoed met allerlei gegevens. Het slimste is dit zoveel mogelijk automatisch te laten gebeuren. Op die manier bespaart u uzelf veel tijd, is de kans op fouten kleiner en is uw administratie altijd up-to-date. Hierdoor wordt het mogelijk om een actueel inzicht te krijgen in zaken waar u op wilt sturen. Denk bijvoorbeeld aan de marge per productgroep, uw liquiditeit of resultaat. Bovendien kan uw accountant eenvoudig op de achtergrond meekijken en u voorzien van waardevolle adviezen. Bijvoorbeeld over het verhogen van uw kredieten wanneer een tekort aan liquide middelen uw resultaten remt.

Hoe ziet een optimale administratie voor inkoop eruit?

De meeste tijd bespaart u met e-facturatie via het PEPPOL netwerk. U geeft dan aan dat u uw facturen digitaal wilt ontvangen in UBL-format. Deze UBL facturen worden dan verstuurd over een beveiligd netwerk en direct afgeleverd in uw administratie. Door de uniforme aanlevering van de factuur kan het systeem de facturen eenvoudig én volledig de facturen verwerken in uw boekhouding. Het systeem wordt namelijk per crediteur geleerd aan welke posten de facturen moeten worden toegekend. Wanneer u vervolgens ook vanuit uw administratie uw betalingen verricht bespaart u uzelf nog meer tijd. U hoeft de betaling namelijk niet zelf via uw bank in te voeren, de kans op fouten is veel kleiner en ook uw accountant of boekhouder hoeft geen controle meer uit te voeren. Door een koppeling met uw bank hoeft u slechts de factuur te controleren bij ontvangst en na verwerking in de administratie met één klik de betaling uit te voeren. Vanzelfsprekend moet u nog wel een autorisatie uitvoeren in uw banksoftware voordat er daadwerkelijk betaald wordt.

Helaas werken nog niet alle bedrijven met e-facturatie, maar met PDF facturen per mail. In dat geval kunt u een aparte mailbox (laten) maken voor uw inkoopfacturen en deze door de mailbox automatisch door laten sturen naar uw administratie. De facturen komen dan alsnog zonder tussenkomst in uw administratie en worden ook in dit geval direct verwerkt. Alleen de leveranciers die zonder PDF facturen werken blijven dan over. Denk bijvoorbeeld aan papieren facturen en bonnen. Deze bonnen belanden nu vaak in de portemonnee of in de auto van de ondernemer en raken vervolgens regelmatig kwijt. De goede boekhoudpakketten hebben vaak een handige app waarmee u deze bonnen gemakkelijk via uw telefoon kunt inscannen door een foto ervan te maken. Bij sommige leveranciers kunt u ook via deze app uw betalingen gemakkelijk goedkeuren. Hoe dat werkt ziet u hieronder.

Werklijst DRV Facturen
Factuur uploaden DRV Facturen
Facturen afkeuren
Factuur goedkeuren

Hoe zorgt u voor controle op uw kosten?

Ondanks dat het verwerken van facturen op deze wijze zeer gemakkelijk is, wilt u niet dat elke factuur die binnenkomt op de verkeerde plek in de administratie beland óf gelijk betaald wordt. Door de plaatsing en betaling van de facturen goed te laten keuren door de verantwoordelijke persoon binnen de organisatie zorgt u ervoor dat u controle houdt. Dit is eenvoudig te regelen door de juiste personen toegang te geven tot het facturatiepakket.

Dat kunt u ook doen op basis van de hoogte van de factuur. Alle facturen tot bijvoorbeeld €500 euro kunt u door uw receptionist of assistent laten goedkeuren. De grote kostenposten laat u enkel door uzelf of een controller goedkeuren. Belangrijk hierbij blijft wel dat goedkeuring tijdig gebeurt, zodat de administratie daadwerkelijk up-to-date is en de door u verkregen inzichten gebaseerd zijn op de meest recente cijfers. En u uw leveranciers bijtijds betaalt natuurlijk.